Hvorfor en ekstern leverandør

Anonymitet er ikke et lovkrav, men en mulighed, hvorfor håndtering af anmeldelser kan være svært internt. Det at skulle anmelde en kollega kan være svært, hvis det skal ske til en anden kollega. Vi sørger for at implementere processer/procedurer, der sikrer anmelderen frit og sikkert kan anmelde i henhold til lovgivningen – også med mulighed for anonymitet.

Med HR-Afdelingen, sikrer I at alle anmeldelser håndteres professionelt og behandles fortroligt.

Virksomhedens interne whistleblower-enhed

Det er vigtigt at virksomheden har taget stilling til, hvem der skal håndtere og være vores kontaktperson(er) ved anmeldelser. Det er god praksis, at der er mindst 2 kontaktpersoner (i tilfælde af, den ene bliver anmeldt), herunder et bestyrelsesmedlem og evt. tillidsrepræsentanten.

HR-Afdelingens whistleblower-ordning

Vi gør os umage for at forstå jeres organisation, herunder sparring med kontaktperson(er). I praksis ønsker vi at etablere en ordning, der er nem at forstå og tilpasset jeres organisation. Vi hjælper jer med kommunikation, vejledninger og procedurer for at sikre god implementering.

I kan altid få svar på ethvert spørgsmål til ordningen igennem vores hotline, ligesom hotlinen kan benyttes til anmeldelser. Herudover kan man henvende sig skriftligt pr. mail eller ved brug af online anmelderskema.

Det er en selvfølge, at vores whistleblower-ordning lever op til kravene i EU-direktivet, herunder beskyttelse af whistleblowere, samt nødvendige opfølgning indenfor tidsfristerne.

Bekræftelse af modtagelse af indberetningen indenfor 7 dage til anmelderen.

Anmeldelser skal ske i god tro, og kan f. eks være:

• Bekræftelse af modtagelse af indberetningen indenfor 7 dage til anmelderen.
• Anmeldelser skal ske i god tro, og kan f. eks være:

• • Misbrug af økonomiske midler
  • Bestikkelse
  • Lovovertrædelser
  • Personrelaterede overtrædelser på arbejdspladsen

Såfremt anmeldelse ikke er omfattet ovenstående, stiller vi nødvendige opfølgende spørgsmål ved ikke-fyldestgørende anmeldelser. Vi sikrer ligeledes ved evt. opfølgende spørgsmål, at whistleblowerordningen ikke misbruges.

Rapportering til den interne whistleblower-enhed med henblik på opfølgning, som skal ske inden for 3 måneder efter anmeldelse.

• Opfølgning af anmeldelser i tæt samarbejde med whistleblower-enheden
• Tiltag I forbindelse med modtagelse af anmeldelse beskrives
  • Vurdering af rigtigheden af anmeldelsens påstande
  • Personalesager håndteres internt af virksomheden selv
  • Vi stiller os til rådighed ved evt. politianmeldelse
  • Vi sørger for nødvendig feedback til anmelder, som overholder databeskyttelsesretten
• Såfremt der er tale om politisag, henvender vi os til anmelder i forbindelse med samtykke.

Afslutning af en indberetning

Enhver indberetning kan afsluttes, hvis

• Indberetningen er indholdsløs
• Indberetter ikke besvarer opfølgende spørgsmål
• Der indledes personalesag
• Der indledes relevant undersøgelse
• Whistlebloweren har modtaget feedback

Misbrug af whistleblower-ordning

Der kan opstå anmeldelser, der ikke bør anmeldelse igennem whistleblower-ordningen, for eksempel fejl ved almindelige arbejdsgange, overtrædelser af interne retningslinjer eller oplysninger om personalekonflikter (ueningheder mellem leder og medarbejder mv.). Ved mistanke om misbrug, stilles opfølgende spørgsmål, inden anmeldelsen sendes videre til den interne whistleblower-enhed.

Prissætning

Vores priser tager udgangspunkt i ovenstående beskrivelse af whistleblower-ordningen. Dette betyder at hver ordning er skræddersyet efter den enkelte virksomheds behov. Prissætning sker derfor individuelt i samarbejde med den pågældende virksomhed.

Dialog og tillidsforhold

Whistleblower-ordningen erstatter ikke den dialog og tillid, der skal være mellem medarbejder og . Whistleblower-ordningen skal derfor ikke betragtes som et talerør ved ueningheder, men en mulighed.